Efficiëntie blijft vaak onbeloond op de werkvloer. Nutteloze overuren kloppen komt niet zelden beter over dan je taken snel en efficiënt afwerken en jobs waarin je per uur wordt betaald bieden perverse incentieven om tijd te verkwisten. Financiële executive Robert C. Pozen beschrijft in de New York Times vier strategieën om efficiëntie te promoten in het professioneel leven.
Als je per uur wordt betaald, waarom zou je dan je werk zo snel en efficiënt mogelijk doen? En is het verwonderlijk dat zoveel werknemers tijd verspillen op het werk als de baas hen goede punten geeft op aanwezigheid eerder dan op de waarde die ze creëren voor het bedrijf?
Volgens Pozen zijn dit overblijfselen van de oude fabrieksmentaliteit: werknemers aan een lopende band zijn inderdaad waardevoller als ze langer aanwezig zijn. In de huidige kenniseconomie is dit echter helemaal voorbijgestreefd. Niet het aantal gewerkte uren is belangrijk, maar de geleverde resultaten.
De oplossing ligt voor de hand: het einde van tijd als de standaard voor bedrijfsprestaties en het begin van een echte resultaatgeoriënteerde prestatiemeting. Pozen geeft de volgende vier strategieën voor professionals in alle industrieën om efficiënter te werk te gaan.
Beperk het aantal meetings. Korte meetings kunnen goed zijn om een controversiële zaak te bespreken, maar regelmatige lange interne meetings zijn vaak een gigantische tijdverkwisting. Probeer zulke meetings te vermijden en, als het niet anders kan, hou ze productief.
Lees minder. Lange artikels lezen voelt productief aan, maar is dat niet. Als je leesmateriaal niet essentieel is, concentreer je dan op de grote lijnen en niet op de details om tijd te besparen.
Het OHIO-principe. Vermijd uren te verspillen aan je e-mailcorrespondentie. OHIO staat voor ‘Only Handle It Once’ en betekent dat je onmiddellijk na het lezen van een mail dient te beslissen of je gaat antwoorden of niet. Ongeveer 80% van alle e-mails heeft volgens Pozen geen respons nodig. Stel in alle andere gevallen je antwoord niet uit en antwoord direct.
Schrijf sneller. Perfectioneer niet elke zin vooraleer met de volgende te beginnen. Splits je schrijfproces op in verschillende stappen om sneller te schrijven: stel eerst een korte inhoud op van wat je gaat schrijven, maak een eerste klad en herschrijf de tekst dan.
Als je deze strategieën volgt, zal je gegarandeerd tijd besparen en minder lang aanwezig zijn op kantoor. Het kan daarom nodig zijn om een nieuwe relatie met je baas aan te knopen zodat je niet afgestraft wordt voor je hogere efficiëntie.
Pozen stelt voor dat je zelf een schema opstelt van je belangrijkste wekelijkse taken en dan om input vraagt van je baas. Kom tot een overeenkomst over objectieve prestatiecriteria en bevrijd jezelf op deze manier van de klok. Zolang je baas weet dat hij je kan vertrouwen, komt dit uiteindelijk beter uit voor iedereen.
Bron : The New York Times / Express.be